Vor allem in Zeiten einer schwächelnden Konjunktur ist es für den Fortbestand eines Unternehmens unerlässlich eine Kostenanalyse zu betreiben. Mit einer umfangreichen Kostenanalyse können Kostentreiber und Einsparungspotentiale identifiziert werden. Hierbei sollte man nicht den Fehler machen, durch falsche Budgetkürzungen das Geschäft zurückzubauen. Für viele Unternehmen ist und bleibt die Kostenanalyse eine Gratwanderung.

Mit der Kosten-Nutzen-Analyse überflüssige Ausgaben erkennen

Bei dieser Analyse werden die Kosten und der entsprechende Nutzen miteinander verglichen. Dabei wird häufig eine zu erwartende Zielgröße einem Geldeinsatz gegenübergestellt. Im weitesten Sinne spricht man auch vom Return-on-Investment (ROI). Beim ROI wird die Profitabilität einer Investition gemessen.

Die Gedankengänge sind ähnlich, wenn man betrachtet wie viel Geld ein Mitarbeiter erwirtschaftet hat oder wie viel Zeiteinsparung eine Softwarelizenz für die Arbeitseffizienz bringt. Grundlegend ist es meist schwer zu sagen wie viel Einfluss denn nun ein Mitarbeiter auf die Gesamtleistung eines Unternehmens hat. Vielleicht sieht man den direkten Nutzen einer Arbeit auch erst wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist? Klar ist, die Kosten zu ermitteln und auf einzelne Positionen aufzuschlüsseln ist relativ einfach. Den Nutzen aber direkt zuzuordnen nicht.

Big Data Analytics hilft bei der Bewertung des tatsächlichen Nutzens

Der Schlüssel für eine erfolgreiche Kostenanalyse, liegt in der Erhebung von quantitativen Messgrößen und deren regelmäßige Auswertung. In folgendem Artikel befinden sich die nötigen Schritte um eine Kostenanalyse zu erstellen. Wir beschäftigen uns primär nicht mit dem zu erwartenden Gewinn, sondern vielmehr mit Faktoren und Kennzahlen, die helfen können den tatsächlichen Nutzen einer Ausgabe zu ermitteln.

Es geht erstmal darum die richtigen Messgrößen zu definieren, an den relevanten Stellen zu erheben und auszuwerten.

Ein paar Beispiele für Performance-Kennzahlen:

  • Umsatz pro Mitarbeiter: Vor allem im Vertrieb eine nützliche Kennzahl um zu ermitteln wie viel Umsatz ein Mitarbeiter generiert hat. Die Kennzahl kann aber auch über den gesamten Jahresumsatz / Anzahl der Mitarbeiter berechnet werden.
  • Marketing ROI (ROMI): Errechnet sich aus den Werbeausgaben, zum Beispiel nach Plattform aufgeschlüsselt. Man möchte wissen, welche Werbeausgaben an welchen Platzierungen, wie viele Abschlüsse und welche Abschlusswerte erzielt haben. Zum Tracking dieser Kennzahlen kann ein Webanalyse Tool eingesetzt werden.
  • EBIT – Earnings before interest and taxes pro Mitarbeiter: Der EBIT ist der Gewinn vor Steuern und wird meist zu Ende eines Jahres berechnet, kann aber auch während des Jahres laufend berechnet und ausgewertet werden. Das geschieht meist auf monatlicher Basis. Wenn man nun wissen möchte wie viel Gewinn ein Mitarbeiter im Durchschnitt erwirtschaftet so kann man dies wie folgt berechnen. EBIT / Anzahl der Mitarbeiter = Erwirtschafteter Gewinn pro Mitarbeiter

Um dies überhaupt erst zu ermöglichen müssen die korrekten Kennzahlen aus dem Unternehmen gemessen und analysiert werden. Dies kann sich von einem Spreadsheet, welches ein Mitarbeiter am Ende eines Tages ausfüllt bis hin zu einem automatisierten und komplexen Tracking-Verfahren erstrecken. Es gilt immer abzuwägen was im Rahmen einer Messung für Aufwand sinnvoll ist denn selbst hier muss der Nutzen klar abgewogen werden.

Binden Sie ihre Mitarbeiter in den Vorgang der Kostenanalyse mit ein und schaffen Sie Transparenz

Die Mitarbeiter sind das Gold Ihres Unternehmens. Gleichzeitig nehmen die Personalkosten meist auch den höchsten Kostenanteil ein. Keiner möchte Schwächen preisgeben oder gar seinen Arbeitsplatz verlieren. Als Führungskraft sollten Sie daher sehr vorsichtig mit dem Thema umgehen denn demotivierte und gar in der Luft hängende Mitarbeiter bringen nur Unruhe in den Betrieb und sorgen dafür das eine “Ellenbogen-Atmosphäre” aufkommt.

team play is important for mastering crisis in companies

Gemeinsam als Team kann man Krisen besser meistern

Sorgen Sie dafür das ihre Mitarbeiter selbst Vorschläge zur Messung von Kennzahlen zur Bewertung der Kosten und des Nutzens mitbringen. Es kann sogar sein das ihre Mitarbeiter Ideen mitbringen an die sie selbst gar nicht gedacht hatten. Der nötige Respekt und die Transparenz sorgen dafür, das sich Mitarbeiter aktiv in diesen komplexen Prozess einbinden. Am Ende entscheidet das Team was wichtig und relevant ist. So kann jedes Unternehmen eine Krise meistern.

Mit einem Social Business Intelligence Tool können Auswertungen Spaß machen

Social Business Intelligence bindet ihre Mitarbeiter da ein wo die Analyse stattfindet. Gleichzeitig kann mit dem Faktor “social”, wie in einem sozialen Intranet gemeinsam über Ausgaben diskutiert werden um kollektive Entscheidungen zu treffen, die von allen Mitarbeitern mitgetragen und mitbestimmt werden können.

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